【イベントレポート】請求書の郵送を止めて時間もコストも大幅削減!経理業務見直しセミナー(2019年10月25日開催)

会場:Knowledge Place(ナレッジプラス)
開催日時:2019年10月25日 15:30-17:30
第1部登壇:インフォマート株式会社 竹本様
第2部登壇:京セラドキュメントソリューションズジャパン株式会社 水谷さん

「請求書の電子化」をテーマに、前半は、電子化による請求業務のコストや工数の改善効果についてインフォマート様に解説いただきました。後半は、実際にインフォマート様の電子請求システムを導入した京セラドキュメントソリューションズジャパン(以降KDJ)の導入前後の具体的な変化をご紹介しました。

電子請求書とは?

郵送していた請求書の発行、発送業務を電子化する郵送で送られてきた請求書を電子化する方法です。インフォマート様によると、電子化には以下のようなメリット・デメリットがあるとのこと。

メリットデメリット
① コスト削減
② 業務工数削減
③ 封入・入力ミス、未達、紛失防止
④ 検索や管理の簡素化
⑤ Webが繋がればどこでも作業可能
① 取引先の負担
② 取引先の賛同をもらう手間
③ 情報漏洩のリスク
④ 改ざんのリスク
⑤ 導入時におけるリソースの確保

請求書の電子化に取り組む場合は、システム導入前にこれらのデメリットを解消でき、導入後のサポート体制も万全なパートナーを選ぶことが重要です。

経理部門の課題解決実現へ!請求書を簡単にぺーパーレス化し、コストを削減する方法

第1部は、電子請求システムの開発・販売を手がけるインフォマート社の竹本様より、数多くの企業との接触から見えてきた、経理部門の課題とその解決策をご紹介いただきました。

電子請求書は、既に広がっている
インフォマート様によると、3年ほど前に比べ、今は請求書の電子化に対するハードルが下がり、導入企業が増えていることはもちろん、導入検討中の企業が非常に多くなっており、お問い合わせも増えているそうです。
請求書の紙運用に関しては、多くの企業が課題を感じています。例えば、発行した請求書を封入封緘する手間とコストがかかる、郵送することで取引先へ届くまでのタイムラグが発生する、原本を紙で7年間保管しなければならない・・・など。
また、領収書よりも請求書の電子化の方が企業の関心は高いとのこと。領収書が、営業部門など社内の各部門をまたがって運用される帳票であるのに対し、請求書は原則経理部門で管理が完結する帳票であり、導入を検討しやすいという理由があるようです。また、システムの導入形態に関しては、初期コストが軽減され、かつ常にシステムが最新の状態で使える「クラウドサービス」が、導入検討企業の約8割の支持を得ているそうです。

請求書電子化に取り組む際、押さえておきたいポイント
竹本様が実際に企業様への営業・サポートを行った経験から提言する「これを意識したら、請求書の電子化に失敗しない」というポイントは、以下の3点。
① 取引先が賛同してくれるか?
② システム会社のサポート体制は整っているのか?
③ 電子帳簿保存法に準拠しているのか?

電子請求書は、受け取り側のフローにも影響があるため、変更をご了承いただくためのご案内や、受取先の電子化対応の仕組み構築など、相手先を巻き込んだ事前の準備が欠かせません。発行側システムのセットアップやメンテナンスだけでなく、このような準備についてもきっちりサポートしてくれるシステム会社を選ぶことが、導入を成功に導くポイントとなります。
また、導入後の帳票管理を効率化するためには「電子帳簿保存法」に準拠しているシステムかどうかを確認することが重要です。請求書をペーパーレス化し、印刷コストや保存コストを確実に削減していくためは、法令に対応し、正式帳票として保存できる電子データであることが条件となります。

請求書の発行/ 受取の電子化が出来る、オンリーワンのクラウドサービス
終盤には、35万社以上が利用するインフォマート社の電子請求書サービス「BtoBプラットフォーム」の紹介がありました。
「BtoBプラットフォーム」は、これまでに紹介された3つのポイントをクリアしたクラウドサービス。導入コストが安く、発行する側、受け取り側双方の電子化に有意つ対応し、なおかつサポート体制が充実している点が評価され、業界業種問わず使っていただいているということです。有名企業様の導入事例や、実際のシステムの電子請求書フォームのサンプルの紹介などもあり、電子請求システムへの理解や導入後のイメージがさらに深まりました。

経費削減を実現!Webシステム導入企業が語る請求書電子化の効果

第2部は、KDJの経理部門責任者より、インフォマート様のWeb請求システム導入前後の変化や効果を紹介いたしました。

複合機やプリンターの消耗品や保守料金などの請求書が非常に多く、課題も山積み!
KDJが発行する請求書の内訳は、約8割がエンドユーザー様向け、残り約2割が販売パートナー様向けとなっています。エンドユーザー様の請求が多いのは、機器販売に加え、消耗品(トナー・部品・チャージなど)の取引量が多いためで、お客様への対応という観点では下記のような課題がありました。
・請求書の到着が遅い
・請求書の受取が不明確、郵便事故がある
・急ぎのお客様には請求書をFAX
・紙の請求書控えの保管が必要

これを解消するための解決策検討にあたり、意識したのは以下の3点でした。
・文書の電子化により、加速するビジネスへの対応(迅速な請求書発行)
・工数・コスト削減( 請求書発行、郵送費用削減)
・環境配慮(ペーパレス、配送にかかるCO2削減)
そして、「電子請求システム」という方法の選択に至ったのです。

インフォマート様のサービスを段階的に導入し、効果も倍増
他社との比較検討を行い、初期導入コスト、ランニングコスト(帳票発行や発送など、利用中にかかるコスト)とも削減効果の高かったインフォマート社の電子帳票システムの採用を決定しました。
請求書発行の流れは、以下のように改善しました。

ランニングコストは、これまでより26%削減することができ、初期導入コストも約10か月と短期間で回収することができました。さらに、帳票の紙保管業務もなくなりましたので、実際にはお伝えした数値以上の効果が出ています。

実は、請求書の発行・郵送作業をすでに外注していたため、初めはその仕組みを残し、電子化可能な部分からシステム移行に着手しました。しかし、インフォマート社で既存委託先より低コストで請求書の郵送代行が可能と判明。そこで、システム導入に続き、電子化対応が難しい受け取り先の請求書発行・郵送業務もお任せすることにしました。代行委託にかかるランニングコストは、年間で約20%削減することができました。

請求書発行以外にも、KDJが得られたと感じるメリットは、以下のとおりです。

お客様・請求書の到着が早くなり月次の確定がスムーズになる
・請求書データの二次利用が可能
KDJ・請求書FAXなどの個別対応の軽減
・請求書到着の受取確認が可能
共通・電子帳簿保存法に適合しているため、
紙の請求書・請求書控えの保管が不要

最後に

電子請求書への移行に失敗しないためには、発行する側・受け取る側双方にメリットがあり、法令に準拠し、サポートが万全なシステムを選ぶことが大切。その理由が具体的に理解できた2時間でした。セミナー終了後は個別に相談されている姿もあり、ご参加いただいた皆さんの興味関心の高さがうかがえました。